CMF - Oficio Ordinario N°20810 de 09/08/2011

Oficio Ordinario N°20810 de 09/08/2011 de la SVS responde consulta sobre conservación y destrucción de documentación social de empresas fiscalizadas. Indica que la SVS no tiene facultades para autorizar la destrucción de documentos y que la documentación social debe permanecer en la sede principal. Señala excepción para documentos en microcopia/micrograbación bajo Ley N°18.845, pero no en archivos electrónicos.

De conformidad a lo dispuesto en le letra d) del artículo 4º del decreto ley Nº 3.538 de 1980 –Ley Orgánica de este Servicio– todos los libros, archivos o documentos de las entidades o personas fiscalizadas deben estar permanentemente disponibles para su examen en la sede principal de sus negocios, salvo las excepciones autorizadas.

Del artículo recién citado, se desprende claramente que la regla básica y general en cuanto a la mantención de documentación social es que ella debe permanecer en la sede principal del sujeto fiscalizado, y estar disponible para su examen en el referido lugar.

Por otra parte, cabe precisar que de acuerdo a la reiterada jurisprudencia dictada por este Servicio, ha dictaminado que no tiene facultades para autorizar la eliminación, incineración o destrucción de documentación de una entidad o persona sujeta a su fiscalización.

Si bien es cierto que el literal ñ) del citado artículo 4°, permite que esta Superintendencia autorice a sus personas y entidades fiscalizadas para que puedan llevar su documentación social en otros medios distintos al papel; es menester hacer presente que esta Superintendencia no ha autorizado o dictado la normativa que regule le mencionada autorización, en orden a permitir que las entidades fiscalizadas lleven su documentación ...