Contraloría - Dictamen N° 17259 2008

Dictamen N° 17.259 de 15-IV-2008. La Secretaría General comunica a los Jefes de División sobre el procedimiento de retiro de documentación en la Oficina General de Partes y Archivo General, solicitando informar al personal sobre la medida y la acreditación necesaria.

I. IDENTIFICACIÓN

• Recurrente: Secretaría General de la Contraloría General de la República
• Materia: Procedimiento de retiro de documentación en la Oficina General de Partes y Archivo General.

II. ANTECEDENTES

• Contexto de la consulta: Proceso de modernización institucional que contempla la implementación de la tramitación electrónica de documentos y firma digital.
• Hechos relevantes: En 2007, mediante oficio N° 28.800, se informó a los servicios públicos la suspensión del despacho de documentos vía estafetas institucionales, indicando que serían los estafetas de los Servicios y Municipalidades quienes retiraran los documentos.

III. MARCO NORMATIVO

• Oficio N° 28.800 del año 2007.

IV. PRONUNCIAMIENTO

• Se solicita informar al personal de cada dependencia sobre la necesidad de que el retiro de documentos sea realizado por personal autorizado y previamente acreditado.
• En circunstancias extraordinarias, se autorizará el retiro de documentación por funcionarios no acreditados de otros servicios públicos, siempre que cuenten con autorización expresa y escrita (o electrónica) de la división, departamento o unidad de la Contraloría General donde se tramitan los documentos.

V. EFECTOS Y APLICACIÓN

• Afecta a todas las divisiones de la Contraloría Ge...