Contraloría - Dictamen N° 84160 2016

Dictamen 84160 de 2016. El Instituto de Desarrollo Agropecuario consulta sobre conservación y eliminación de documentación. La CGR remite jurisprudencia sobre digitalización y equivalencia de documentos electrónicos (Leyes 18845 y 19799) para optimizar la administración de archivos conforme a los principios de eficiencia (Ley 18575).

I. IDENTIFICACIÓN

• Recurrente: Instituto de Desarrollo Agropecuario
• Materia: Conservación y eliminación de documentación.

II. ANTECEDENTES

• Contexto de la consulta: Dificultad para conservar gran cantidad de documentación relativa a créditos y subsidios otorgados, así como documentación contable.
• Hechos relevantes: Acumulación de documentos no revisados y falta de espacio para su almacenamiento.

III. MARCO NORMATIVO

• Ley 10.336: Artículo 21, incisos primero y segundo, sobre examen de cuentas y eliminación de documentos.
• Ley 18.575: Artículos 3° y 5°, sobre principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos.
• Ley 18.845: Artículo 2°, sobre sistemas de microcopia o micrograbación de documentos.
• Ley 19.799: Artículo 1°, inciso segundo, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

IV. ANÁLISIS JURÍDICO

• Cuestión jurídica principal: Determinar la forma de cumplir con la obligación de conservar documentos, considerando la acumulación y la falta de espacio.
• Argumentación CGR: Se remite a dictámenes anteriores que permiten el uso de medios electrónicos para la conservación de documentos.
• Principios interpretativos: Principios de eficiencia, eficacia e ...